En noviembre pasado, los líderes de Zoom Video Communications Inc. dieron a conocer en el Centro de Convenciones de San José, un plan para pasar de una herramienta de reuniones en línea a una plataforma de negocios de todo el día. Zoom Spots, que llegará en este 2023, será una especie de garrafón de agua de una oficina virtual, que ayudará a recrear esas conversaciones informales que se tenían en las oficinas pero ahora en el trabajo a distancia.

“Las personas, especialmente las que trabajan desde casa, no se sienten parte del grupo”, dijo el director de productos, Oded Gal, a los inversionistas de Zoom. “Nos estamos perdiendo todas estas conversaciones que solían ocurrir en las que podías hablar sobre tu vida personal. Y muchas decisiones comerciales reales se toman en los pasillos”.

Llámalo el metaverso, pero para la oficina. Las primeras empresas de oficinas digitales se parecían a los videojuegos o se centraban en organizar eventos en línea únicos; algunos han tenido que retractarse o cambiar. La propuesta más reciente, creada por un grupo de nuevas empresas, incluidas Roam, Kosy y Teemyco para miles de organizaciones de todo el mundo, es para el trabajo diario y tiene un aspecto más profesional.

Lo que no tienen es el posicionamiento de Zoom, con la tecnología utilizada por casi 210 mil grandes empleadores en su trimestre más reciente, un 14 por ciento más que en el mismo período del año pasado. Zoom cuenta con amplios planes, incluidas herramientas de correo electrónico y calendario, para compensar su reciente disminución de clientes de consumo y pequeñas empresas. Este año comenzó a desarrollar Spots. El objetivo, según el gerente de producto del grupo, Michael Lam, no es “solo replicar encuentros espontáneos, sino elevar el compromiso de los empleados”.

Las nuevas empresas de oficinas virtuales dicen que ya planean el relacionamiento. Por lo general, los empleados inician sesión y encienden una representación digital de su oficina, completa con salas de conferencias, cocinas y espacios para socializar. Diferentes equipos (ingeniería, diseño, ventas) pueden crear sus propias áreas. Tú puedes “tocar” el icono de alguien y los símbolos codificados por colores indican si alguien puede hablar, atender una llamada o no ser molestado. Los usuarios pueden agregar toques personales. El costo: alrededor de 10 dólares por empleado al mes, que es aproximadamente la mitad de lo que cobra Zoom por uno de sus planes en una empresa que emplea de 10 a 99 personas.

Zoom y las nuevas empresas esperan abordar un punto débil del entorno de trabajo híbrido actual. El cambio de cuello blanco al trabajo remoto durante la pandemia no afectó la productividad tanto como temían los jefes, pero rompió el tejido conectivo entre los compañeros de trabajo, lo que contribuyó a la primera disminución en la participación de los empleados en una década, según Gallup . Esa falta de conexión es una de las pocas cosas en las que los trabajadores y los jefes realmente están de acuerdo, según una encuesta del Workforce Institute en UKG y la firma de asesoría de recursos humanos Workplace Intelligence. La investigación de los laboratorios de Ciencias de la Conexión y Dinámica Humana del Instituto Tecnológico de Massachusetts muestra que los equipos más efectivos se involucran en una comunicación informal frecuente fuera de las reuniones programadas.

“La fuerza laboral posterior a la pandemia será híbrida en el futuro, y existe un mayor deseo de crear una conexión sostenida y unidad de equipo”, dice Adam Preset, analista de Gartner Inc. “Lo que hace que una oficina virtual sea especial es la interacción entre las personas”.

Eso es cierto para Greg Kwiat, uno de los tres hermanos que dirigen su negocio familiar de diamantes con sede en la ciudad de Nueva York. Kwiat dice que ha tenido problemas para mantener a las 50 personas de la empresa, incluido un equipo de desarrollo web en India, comprometidos entre sí cuando algunos trabajan de forma remota. Usaron Zoom, pero “no hay espontaneidad”, dice Kwia. Hace aproximadamente un año, comenzó a usar Roam y dice que impulsó la productividad y la conectividad. “Así es como puede volver a conectar a su empresa”, dice Kwiat.

Los proveedores de oficinas virtuales también se están ganando a inversionistas como Jules Maltz, socio de la firma de capital de riesgo IVP, patrocinador de Slack Technologies, ahora propiedad de Salesforce Inc. IVP lideró la reciente ronda de financiamiento de 30 millones de dólares de Roam, y Maltz dice que acercar a los empleados es un cliente objetivo. Kosy Software Ltd. cuenta con el respaldo de Picus Capital de Alemania. El mercado de aplicaciones de colaboración crecerá un 20 por ciento este año, a 36 mil 400 millones de dólares, según TI IDC, y podría casi duplicarse en tamaño para 2026.

“La oportunidad de mercado es tan grande que atraerá a muchas personas que intentan resolverlo”, dice Maltz, quien espera que los grandes proveedores de software para el lugar de trabajo se involucren. La plataforma Teams de Microsoft Corp., con más de 270 millones de usuarios activos, acaba de lanzar una serie de juegos para “conectarse con sus compañeros de trabajo a través del juego”.

El fundador y director ejecutivo de Roam, Howard Lerman, dice que no está preocupado: “Las empresas quieren algo diferente”, dice. “Quieren que la tecnología apoye la forma en que trabajan los humanos, no al revés”.

Los arquitectos de oficinas virtuales atienden principalmente a pequeñas empresas, un mercado en el que Zoom es más vulnerable. Hay problemas que resolver antes de que los advenedizos puedan apuntar a organizaciones más grandes. “A menos que haya motivos para que la gente los visite, los espacios de oficina virtual a menudo no se utilizan, al igual que la oficina física”, dice Pilar Orti, directora de Virtual Not Distant , que ayuda a los equipos a colaborar en línea. También está el lado oscuro de un lugar de trabajo hiperconectado: el temor de que el Gran Hermano esté mirando. Roam y sus similares “podrían recrear el viejo desafío del presentismo, o simplemente parecer estar presentes para ser visibles para los líderes”, dice Gartner’s Preset. 

“Para aquellos que estaban contentos de estar fuera de la oficina, esto puede ser un problema”. Lo que no volverá, al menos para los usuarios de oficinas virtuales, es una jornada laboral dominada por reuniones de media hora. “No hay nadie que prefiera Zoom a Roam”, dice. “Sin embargo, algunos prefieren el teléfono”.

CON INFORMACIÓN VÍA EL FINANCIERO